En début d’année, Google et Yahoo ont mis en place de nouvelles exigences en matière d’envoi de courriels. Ces compagnies rejettent désormais les courriels provenant d’expéditeurs de masse s’ils ne satisfont pas à ces exigences.
Les exigences à respecter sont:
- Authentifier vos courriels (SPF, DKIM et DMARC au minimum)
- Inclure un lien de désabonnement de liste en 1 clic avec tous vos envois de masse
- Conserver un taux de plainte de spam sous la barre des 0.3%
Dans le contexte de la Loi 25 et des options plus limitées en termes de re-marketing notamment, les campagnes par courriel sont plus pertinentes que jamais. En ce sens, il est crucial de maximiser la délivrabilité de vos campagnes afin que les courriels atterrissent bel et bien dans les boîtes des prospects potentiels.
Cet article vous aidera à déterminer si votre organisation est conforme aux nouvelles exigences ainsi que si elle applique les meilleures pratiques en matière d’envoi de courriel pour assurer délivrabilité optimale de vos envois.
Authentifier vos courriels
L’essentiel de l’authentification réside au niveau de la configuration DNS de la zone du domaine d’envoi. Ainsi, si vous envoyez des courriels à partir d’une adresse [email protected], la zone DNS du domaine organisation.com devrait inclure les configurations suivantes.
SPF (requis)
Cette entrée DNS de type TXT identifie les serveurs/services autorisés à envoyer des courriels pour votre organisation.
IMPORTANT: la spécification SPF exige que le nombre de recherches DNS provenant de votre enregistrement ne dépasse pas 10 par vérification SPF, y compris les recherches causées par l’utilisation du mécanisme « include » ou du modificateur « redirect ».
Vous pouvez valider si votre enregistrement est présent et valide avec cet outil.
Pour plus de détails sur les spécifications SPF et la création d’une entrée SPF, vous pouvez jeter un oeil à cet article.
DKIM (requis)
Le DKIM (DomainKeys Identified Mail ) est une méthode d’authentification de email qui permet d’empêcher les spammeurs et fraudeurs d’usurper l’identité d’un domaine légitime. Une signature numérique encryptée est incluse dans l’entête de vos courriels afin de permettre aux serveurs de destination de s’assurer que le courriel provient bien de votre organisation.
La procédure de configuration de DKIM passe normalement par votre fournisseur email. C’est ce service qui génère la clé à utiliser pour l’entrée DNS qui servira à votre DKIM.
Elle varie donc d’un service à l’autre, mais de façon sommaire, il faut aller dans le panneau de votre fournisseur et aller à la section d’authentification. C’est à cet endroit que vous trouverez la clé en question ainsi que le sélecteur à utiliser pour votre entrée DNS (le nom de l’entrée est généralement sous le format SÉLECTEUR._domainkey)
Pour valider votre configuration DKIM, vous pouvez utiliser cet outil.
DMARC (requis)
Le DMARC (Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance) est une politique qui indique au serveur de messagerie destinataire ce qu’il doit faire après avoir vérifié les enregistrements SPF et DKIM.
La politique DMARC offre un également un mécanisme d’envoi de rapports sur les courriels qui réussissent ou échouent avec DKIM ou SPF. Ces rapports sont sous une forme plutôt indigeste et généralement, l’organisation choisit de les envoyer à un service tiers qui s’occupe de les rendre plus digestes pour les administrateurs.
Par exemple, Postmark offre un service gratuit de monitoring de DMARC qui envoi un rapport détaillé de façon hebdomadaire.
Vous pouvez valider si votre enregistrement est présent et valide avec cet outil.
Avant d’appliquer une politique DMARC assurez-vous que vos SPF et DKIM sont en place depuis au moins 48h.
En appliquant les recommandations d’authentification SPF, DKIM et DMARC, vous devriez être en mesure de maintenir une réputation constante et ce peu importe le domaine/service d’envoi.
Lorsque vous utilisez des services de campagnes courriels ou transactionnels, ils vous demanderont également d’ajouter des entrées DNS pour authentifier l’envoi via leur service. La plupart du temps il s’agira d’entrées CNAME qui pointent vers les enregistrement correspondants de leur service
BIMI (optionnel)
Le BIMI (Brand Indicators for Message Identification) est un mécanisme un peu plus récent qui permet l’utilisation de logos liés à la marque dans les clients email. Autrement dit, cela signifie que les organisations qui adoptent le BIMI verront le logo qu’elles ont choisi s’afficher dans la boîte de réception de leurs destinataires (pour les fournisseurs de email qui le supportent).
Le BIMI est fortement lié au DMARC et complémente donc le SPF et le DKIM. Vous devez d’abord vous assurez que ces 3 enregistrements sont valides. De plus, vous devez vous assurez que le paramètre « p » de votre politique DMARC est à p=quarantine ou p=reject.
Tandis que les SPF, DKIM et DMARC vous aideront à atterrir dans les boîtes de vos destinataires, le BIMI contribue à renforcer la confiance des destinataires envers vous, ce qui peut réduire la probabilité qu’un destinataire marque vos courriels comme spam ou comme tentative de fraude.
Vous devez d’abord créer un logo sous format SVG Tiny PS. Vous trouverez plus de détails sur les exigences du logo ici.
Aussi, il vous faudra obtenir un VMC (Verified Mark Certificate) qui certifie que vous être bel et bien propriétaire du logo. Le VMC est facultatif relativement à la publication du BIMI. Par contre, il est recommandé et certains fournisseurs comme Google, n’affiront le logo qu’en présence d’un VMC. Un VMC coûte environ 1500$ US par année. Quelques vendeurs offrent des VMC dont Digicert.
Finalement, il vous faudra publier votre BIMI sous forme d’entrée DNS qui indique où se trouve votre logo et, facultativement, votre VMC. Vous pouvez utiliser ce générateur pour vous aider.
Vous pouvez valider si votre enregistrement est présent et valide avec cet outil.
Pour un obtenir rapport complet sur l’authentification de vos courriels, vous pouvez utiliser l’outil gratuit de Palisade.
Désabonnement en 1 clic
Vous devez désormais rendre le désabonnement de vos listes très facile pour vos destinataires.
Pour ce faire, vous devez inclure un en-tête list-unsubscribe fonctionnel, qui permet de se désabonner en un seul clic pour vos envois à des abonnés.
Aussi, vous devez inclure un lien de désabonnement clairement visible dans le corps de votre email (celui-ci peut mener à une page de préférences).
Finalement, vous devez désormais honorer les désabonnements dans un délai de 2 jours.
La bonne nouvelle est que si vous utilisez une solution d’envoi d’email marketing ou d’automatisation marketing comme Mailchimp par exemple, celle-ci s’occupe normalement de ces exigences automatiquement !
Taux de plainte de spam
Vous devez désormais conserver un taux de plainte de spam sous la barre des 0.3% sans quoi vos courriels ne se rendront même plus dans la boîte des destinataires.
Pour ce faire assurez-vous d’envoyer seulement vos campagnes aux destinataires qui l’ont demandé (opt-in).
Assurez-vous aussi de respecter la fréquence de vos listes. N’envoyez pas de campagnes quotidiennes à des abonnés de votre liste mensuelle par exemple.
Ne pas acheter de liste de diffusion pour vos envois !
Autres recommandations
Soyez un bon citoyen et maintenez une bonne réputation
Respectez les bonnes pratiques, envoyez le bon contenu aux bonnes personnes qui souhaitent bel et bien le recevoir. En ce sens, il est critique que vos listes d’envoi n’incluent que des destinataires qui se sont explicitement inscrits pour recevoir des communications de votre part. Par ailleurs, assurez-vous que les messages que vous envoyez aux membres d’une liste correspondent bien à ce à quoi ils se sont inscrits. C’est la clé pour maintenir une bonne réputation.
La réputation est un concept plus général utilisé par les serveurs de courrier pour déterminer votre qualité d’expéditeur. Plusieurs critères entrent en jeu, parmi ceux-ci on retrouve notamment :
- La réputation de l’adresse IP
- La réputation de l’URL
- La réputation du domaine
- La réputation de l’expéditeur
- L’authentification de vos courriels (SPF/DKIM/DMARC)
Optimiser la qualité de vos listes
Il est important de garder vos listes aussi propres que possible.
- Retirez les destinataires invalides (un destinataire qui ne lit pas ou qui signale vos messages peut nuire à votre taux de spam ainsi qu’à votre réputation.)
- Utilisez les outils des plateformes pour monitorer les hard bounces.
- Utiliser un « captcha » sur vos formulaires d’abonnement afin de réduire les risques qu’un robot pollue vos listes.
- Lorsque pertinent, faites appel à la stratégie du double opt-in.
- Demandez à vos abonnés de vous ajouter à leur liste d’expéditeurs sûrs.
Optimiser le contenu de vos courriels
Le contenu du courriel joue un rôle déterminant dans la délivrabilité de vos campagnes.
- Optimiser l’Objet de vos courriels pour favoriser l’engagement et maximiser votre taux d’ouverture tout en restant pertinent (aucun « clickbait« ).
- Éviter des images gigantesque, préférez plutôt le texte + html lorsque possible.
- Hébergez vos propres images lorsque possible ou utilisez votre plateforme d’envoi à cet effet. Le fait d’inclure des images qui seraient hébergées sur des domaines partagés par exemple pourrait faire en sorte de vous voir attribuer la réputation de ce domaine.
- Évitez les raccourcisseurs de liens (e.g. Bit.ly) car ils sont souvent bloqués par les fournisseurs.
- Éviter le javascript
Séparez vos domaines (ou IP) d’envoi par type de courriel
Il s’agit d’une recommandation de Yahoo:
« N’envoyez pas courriels de masse ou de marketing à partir des mêmes adresses IP que celles que vous utilisez pour envoyer des messages d’utilisateurs, des messages transactionnels, des alertes, etc. Chaque IP et domaine DKIM a une réputation qui peut avoir une incidence sur la distribution de votre courriel. L’envoi de messages commerciaux non sollicités peut nuire à votre réputation. En séparant vos courriels selon leur fonction, vous vous assurez d’avoir la meilleure délivrabilité possible pour vos courriels ».
Adhérez-vous aux bonnes pratiques ?
Ce qu’il faut retenir, c’est que l’optimisation de l’infrastructure d’envoi de courriels est cruciale pour répondre aux nouvelles exigences de Google et Yahoo en matière d’authentification et de délivrabilité. En mettant en œuvre des pratiques rigoureuses d’authentification (SPF, DKIM, DMARC), en maintenant un taux de plainte de spam bas, et en optimisant la qualité des listes et le contenu des courriels, les organisations peuvent améliorer significativement leur réputation d’envoi et assurer que leurs messages atteignent les destinataires prévus.
Pour une assistance personnalisée dans la mise en place de ces stratégies
